[FULL] Quy trình xuất nhập khẩu 1 lô hàng từ A đến Z

Để xuất nhập khẩu 1 lô hàng từ đầu tới cuối bạn có thể thực hiện theo quy trình mà mình trình bày dưới đây. Bạn lưu ý là trình tự các bước có thể xáo trộn đôi chút nhưng cơ bản 90% các thương vụ đều thực hiện theo diễn biến này nhé.

1.      Việc cần làm trước khi xuất nhập khẩu

Nếu không muốn gặp nhiều phát sinh về thủ tục hành chính và chi phí trong những giai đoạn sau của thương vụ thì việc đầu tiên bạn bắt buộc phải thực hiện trước khi tiến hành bất cứ bước nào trong quy trình xuất nhập khẩu là xác định mặt hàng mà bạn dự định kinh doanh và tìm kiếm thông tin cơ bản để trả lời các vấn đề sau:

1. Mã HS của hàng hóa? Nếu chưa thể tìm được mã HS chính xác thì ít nhất bạn cần xác định hàng hóa thuộc Nhóm nào trong Danh  mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam.

2. Chính sách mặt hàng mà Chính phủ áp dụng đối với hàng hóa đó? Tiếp theo bạn cần nắm được một vài quy định của chính phủ về việc xuất nhập khẩu mặt hàng này (có cần xin giấy phép của Bộ nào không, có cần đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng gì không).

3. Các loại thuế và thuế suất mà hàng hóa đó phải chịu? Bạn dự định nhập khẩu hàng hóa đó từ khu vực/ quốc gia nào? Khu vực đó có hiệp định thương mại nào với Việt Nam hay không? Cần điều kiện gì để hàng nhập khẩu của bạn được nhận ưu đãi về thuế?

4. Có chú ý gì về thủ tục hải quan hay không? Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi làm thủ tục hải quan, chứng từ cần thể hiện những thông tin như thế nào, chứng từ bản gốc hay bản sao…?

Xem thêm: 1 lô hàng xuất nhập khẩu phải chịu các loại thuế nào?

2.      Tìm kiếm thị trường, nguồn hàng để xuất nhập khẩu

Bạn đã có sẵn đối tác để tiến hành các thương vụ đầu tiên hay chưa, việc tìm kiếm đối tác tiềm năng sẽ được tiến hành như thế nào? Nếu đã có một số đối tác nhất định bạn vẫn nên chú ý tìm kiếm để mở rộng thêm danh sách đối tác, tránh việc quá phụ thuộc vào các đối tác hiện có.

Khi đã có thông tin liên hệ của một vài đối tác, lúc này bạn bắt đầu bước giao dịch đầu tiên để hai bên trao đổi những thông tin cơ bản nhất. Bên mua có thể phải Hỏi hàng nhiều nhà cung cấp khác nhau để có sự so sánh. Bên bán có thể phải Báo giá cho rất nhiều đối tác tiềm năng trước khi có được đơn hàng đầu tiên.

1. hàng hóa so với yêu cầu mua hàng?

2. giá cả so với khả năng chi trả?

3. thanh toán sớm hay muộn, theo phương thức nào?

4. giao hàng sớm hay muộn?

Khi hỏi hàng bên mua thường cân đối giữa các yếu tố trên để đưa ra quyết định sẽ đặt hàng với nhà cung cấp nào do đó bên bán cũng cần đặc biệt chú trọng để đưa ra được báo giá cạnh tranh nhất.

Xem thêm: [THAM KHẢO] 15 website B2B cho Sales và Purchasing

3.      Tính toán chi phí xuất nhập khẩu

Đối với nhân viên Sales xuất khẩu, bạn phải tính được giá thành cho lô hàng từ giá vốn sản xuất/ thu mua và các chi phí bán hàng (thuế xuất khẩu, cước vận tải, lãi dự tính…). Mục đích của việc tính toán là để biết mình sẽ bán lô hàng với giá bao nhiêu, từ đó quyết định báo giá cho đối tác.

Ngược lại đối với nhân viên Purchasing nhập khẩu, bạn phải tính được giá thành cho lô hàng nhập khẩu từ giá được báo và các chi phí mua hàng (thuế nhập khẩu, cước vận tải, lãi vay…). Mục đích của việc tính toán là để biết mình sẽ mất bao nhiêu tiền để mua được hàng, từ đó ra quyết định đặt hàng.

4.      Chốt đơn hàng và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu

Song song với công việc tính toán giá mua/ giá bán cho lô hàng, người làm Sales và Purchasing có thể tiến hành đàm phán với đối tác để có được các điều khoản có lợi cho mình trong hợp đồng ngoại thương. Để đàm phán hiệu quả các bên phải nắm rõ lợi thế/ bất lợi của mình so với các đối thủ cạnh tranh cũng như so với đối tác.

Ví dụ: Nếu không cần giao hàng gấp bạn có thể đề nghị giao hàng muộn nhưng được giảm giá; nếu có thể thanh toán tiền sớm hoặc thanh toán ngay sau khi ký hợp đồng bạn cũng có thể đề nghị giảm giá.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Soạn thảo Hợp đồng xuất nhập khẩu trong thực tế

5.      Thủ tục thanh toán quốc tế

Sau khi ký hợp đồng, tùy vào phương thức thanh toán mà bên mua sẽ phải thực hiện chuyển tiền hoặc mở Thư tín dụng cho bên bán hoặc kết hợp cả hai phương thức thanh toán này.

Bên mua liên hệ với ngân hàng phục vụ mình để chuẩn bị các hồ sơ, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán quốc tế như: Đơn xin mua ngoại tệ, Lệnh chuyển tiền, Đơn xin mở L/C… Tùy mỗi ngân hàng mà thủ tục và hồ sơ cần nộp có thể khác nhau.

Thông thường thủ tục thực hiện chuyển tiền đơn giản và chí phí thấp hơn nhiều so với thủ tục phát hành L/C (chỉ mất 30 phút đến 1 giờ để chuyển tiền nhưng phải mất khoảng 1-2 ngày để mở L/C).

Xem thêm: T/T là gì? Quy trình Chuyển tiền trong xuất nhập khẩu và L/C là gì? Quy trình thanh toán L/C trong xuất nhập khẩu

6.      Thuê vận tải quốc tế

Tùy vào điều kiện Incoterms mà bên bán hoặc bên mua sẽ chịu trách nhiệm thuê vận tải cho lô hàng. Theo các thông tin cơ bản như: số lượng, khối lượng, thể tích và đặc tính của hàng hóa mà có thể cân nhắc các phương thức vận tải đường biển, đường hàng không…

Việc thuê vận tải, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường vận tải và thành thạo các điều kiện lưu cước. Vì vậy, đa số công ty xuất nhập khẩu thường thuê công ty Forwarder có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn hơn thực hiện việc thuê vận tải này.

Xem thêm: [Hướng dẫn] Lựa chọn phương thức vận tải cho 1 lô hàng xuất nhập khẩu

7.      Mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu

Việc mua bảo hiểm có thể phát sinh hoặc không tùy vào quyết định của hai bên (chủ yếu là quyết định do bên nhập khẩu) hoặc theo thông lệ bán hàng của bên xuất khẩu. Thông thường các công ty xuất nhập khẩu mua bảo hiểm với hàng đi bằng đường biển và có giá trị tương đối lớn.

Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững 3 điều kiện bảo hiểm chính: bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A), bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (điều kiện B), bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng (điều kiện C). Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt khác như bảo hiểm chiến tranh, đình công, bạo động.

Xem thêm: Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu: Ai trả phí, ai được bồi thường?

8.      Xin giấy phép xuất nhập khẩu

Giấy phép xuất nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. Theo chính sách mặt hàng, đối với một số hàng hóa Chính phủ quy định phải xin giấy phép của bộ chủ quản trước khi xuất nhập khẩu.

Các bên sẽ phải làm hồ sơ xin giấy phép xuất nhập khẩu chậm nhất là trước khi mở tờ khai hải quan. Bạn cần cân nhắc thời gian bộ chủ quản xem xét hồ sơ và cấp phép để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thông quan lô hàng. Nếu thường xuyên xuất/ nhập hàng với đối tác quen thuộc (cùng mặt hàng, cùng xuất xứ…) thì bạn có thể xin giấy phép một lần và sử dụng cho nhiều lô hàng xuất khẩu tiếp theo.

9.      Kiểm dịch/ hun trùng/ Kiểm định/ Kiểm tra chuyên ngành

Cũng tùy thuộc vào chính sách mặt hàng mà có thể bên bán phải làm thủ tục kiểm dịch hoặc hun trùng cho lô hàng. Thông thường việc này là bắt buộc đối với hàng hóa có nguồn gốc động vật, thực vật như (lúa gạo, hoa quả, đồ gỗ…)

Trong trường hợp bên mua cần bên bán chứng minh về chất lượng/ số lượng hàng hóa sẽ được giao (thường thuê công ty dịch vụ kiểm định uy tín thực hiện) thì bên bán sẽ kết hợp với công ty dịch vụ tiến hành công việc kiểm định lô hàng và được cấp Giấy chứng nhận chất lượng/ số lượng để giao cho bên mua.

Có những trường hợp cần thiết, doanh nghiệp không muốn lưu hàng ở cửa khẩu để chờ kiểm tra chuyên ngành thì có thể xin đưa hàng về bảo quản tại kho riêng để đảm bảo chất lượng hàng hóa sau đó mới tiến hành kiểm tra chuyên ngành và thông quan nhập khẩu.

10.      Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ được bên bán sử dụng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu và gửi cho bên mua để họ làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Ngoài ra bộ chứng từ còn sử dụng vào các nghiệp vụ xin cấp C/O, xin giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng… nếu phát sinh các nghiệp vụ này đối với lô hàng.

Bên bán thường phải chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu của bên mua (ngoài các chứng từ bắt buộc thì có những chứng từ chỉ phát hành khi có yêu cầu). Đặc biệt nếu thương vụ sử dụng L/C thì bên bán phải bám sát các yêu cầu của L/C để đảm bảo được thanh toán.

Thông thường sau khi giao hàng bên bán gửi bộ chứng từ cho bên mua, việc gửi chứng từ này thường được các công ty sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, có thể gửi trực tiếp từ bên bán đến bên mua (nếu thanh toán bằng T/T) hoặc thông qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C).

Ngay từ khi mỗi chứng từ được bên bán soạn thảo và phát hành, bên bán đã nên gửi trước bản nháp/ bản scan qua email cho bên mua tham khảo. Sau khi hàng thực sự được giao, bên bán thu thập lại toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng (theo quy định của hợp đồng hoặc L/C) và chính thức gửi bộ chứng từ cho bên mua. Nên gửi một bản scan toàn bộ chứng từ qua email để bên mua xem và xác nhận trước khi gửi bản gốc đi.

Xem thêm: [FULL] Trọn bộ form mẫu chứng từ Xuất nhập khẩu (.xls, .doc, .pdf)

11.      Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng sẽ chính thức rời cửa khẩu xuất và được vận tải về nước nhập khẩu. Bên bán nên thông báo kịp thời cho bên mua các thông tin liên quan đến lô hàng hoặc gửi sớm các chứng từ đã có (gửi trước bản scan qua email) để bên mua xem trước chứng từ và có thể phát sinh việc sửa đổi/ cấp lại chứng từ nếu cần.

Khi hàng sắp tới cửa khẩu nhập, bên mua sẽ nhận được Thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ đại lý của công ty vận tải để chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng. Bên mua sẽ chính thức nhận lô hàng từ cảng đến và đưa về kho của mình sau khi đã hoàn thành các thủ tục hành chính liên quan như: thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành, nộp thuế… 

Xem thêm: [FULL] Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển và [FULL] Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường hàng không

12.      Thực hiện thủ tục hải quan

Việc làm thủ tục hải quan có thể do công ty tự thực hiện hoặc thuê Forwarder để công việc được suôn sẻ, thuận lợi hơn. Đa phần các công ty xuất nhập khẩu thường thuê chính công ty cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế cho mình thực hiện mở tờ khai cho chính lô hàng đó.

Đan xen với công việc thuê vận tải, xin giấy phép… bên bán cũng chuẩn bị hồ sơ để tiến hành mở tờ khai xuất khẩu cho lô hàng. Việc khai hải quan cần kịp thời, chính xác để tránh gây chậm trễ tiến độ hàng rời khỏi cảng xuất khẩu.

Bên mua chuẩn bị các chứng từ cần thiết và tiến hành mở tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Thông thường các công ty có thể tiến hành mở tờ khai hải quan nhập khẩu ngay cả khi lô hàng vẫn chưa tới cảng đến. Tuy nhiên cũng cần chú ý không nên mở tờ khai quá sớm dẫn đến tình trạng phải hủy tờ khai nếu hàng đến muộn.

Xem thêm: Phải khai hải quan khi xuất nhập khẩu những gì?

13.      Tạm kết

1 lần nữa bạn chú ý giúp mình việc tra mã HS, chính sách mặt hàng là những thao tác đặc biệt quan trọng quyết định việc lô hàng có được xuất nhập khẩu thuận lợi hay không nhé. Nhiều bạn thiếu kinh nghiệm nên không thực hiện tốt các bước này, đến khi hàng nằm ở cảng rồi mới vướng mắc các thủ tục giấy tờ sẽ gây phát sinh rất nhiều chi phí và mất rất nhiều thời gian để xử lý.

---