[Hướng dẫn] Soạn thảo Hợp đồng xuất nhập khẩu trong thực tế

Để tránh mất thời gian và tránh thiếu sót thông tin, các nhân viên xuất nhập khẩu thường soạn thảo hợp đồng trên những mẫu/form được thiết kế sẵn theo các bước gợi ý sau đây:

1. Xây dựng form hợp đồng: Thay vì tự dựng form, bạn nên tìm kiếm các form hợp đồng có sẵn trên internet sau đó điều chỉnh 1 vài thông tin cho phù hợp với yêu cầu của công ty mình. Sử dụng từ khóa “import export contract .doc” để tìm chính xác các form bằng định dạng word để dễ thao tác chỉnh sửa.

Ví dụ:

2. Chuẩn bị con dấu + chữ ký: Bạn lấy các chứng từ có sẵn con dấu + chữ ký của giám đốc (người có thẩm quyền ký hợp đồng) để scan chứng từ đó với độ phân giải cao. Bản scan sẽ cho bạn hình ảnh sắc nét của con dấu + chữ ký. Bạn có thể “crop” lấy riêng phần con dấu + chữ ký bằng Paint ngay trên máy tính.

Ví dụ:

3. Soạn thảo hợp đồng: Trên form hợp đồng đã có, mỗi lần soạn thảo 1 hợp đồng bạn nên copy thành 1 file mới để giữ lại form hợp đồng đó cho những lần khác. Bạn thao tác trên file đã copy và chỉnh sửa các thông tin cần thiết.

4. Chèn con dấu + chữ ký: Sau khi đã kiểm tra kỹ và đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên hợp đồng. Bạn “insert” hình ảnh con dấu + chữ ký đã có vào đúng chỗ trên file hợp đồng vừa soạn.

5. Xuất file và gửi cho đối tác: Chuyển file hợp đồng đã hoàn chỉnh sang định dạng PDF và gửi file PDF đó cho đối tác qua email dưới dạng file đính kèm (Không cần thiết phải gửi hợp đồng gốc có con dấu + chữ ký “tươi” cho đối tác do chứng từ điện tử được chấp nhận trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu).

---