[FULL] Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường hàng không

Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms của hợp đồng mà bên bán phải thuê máy bay (hợp đồng theo CIP) hoặc bên mua thuê máy bay (hợp đồng theo FCA). Các công việc tại sân bay khi xuất khẩu thường do người gửi hàng thuê công ty giao nhận (Forwarder) thực hiện để không xảy ra phát sinh gây chậm trễ giao hàng.

Bước 1: Booking         

Việc thuê máy bay gọi là Booking (đặt chỗ). Nếu bên bán thuê máy bay, bạn cần liên hệ các công ty Forwarder và chọn công ty có mức giá cạnh tranh.

Khi nhận được Booking từ Forwarder người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ các thông tin trên Booking như: sân bay đi, sân bay đến, ngày khởi hành, số lượng, thể tích … để chuẩn bị hàng giao cho Forwarder kịp thời gian.

Bước 2: Đóng hàng

Hàng hóa được đóng gói tại kho của người xuất khẩu và ghi ký mã hiệu cho kiện hàng (Shipping mark) theo yêu cầu của người nhập khẩu. Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho hàng tại sân bay. Forwarder cấp cho người xuất khẩu Giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR – Forwarder’s Certificate of Receipt) xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.

Bước 3: Thủ tục hải quan xuất khẩu

Sau khi hàng ra sân bay, người xuất khẩu chuẩn bị bộ chứng từ để giao hàng cho hãng hàng không và làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Người xuất khẩu tự thực hiện thủ tục hải quan hoặc thuê công ty Forwarder thực hiện trước thời điểm máy bay khởi hành. Người xuất khẩu có thể phải thực hiện các nghiệp vụ chuyên ngành khác như Xin giấy phép xuất khẩu, Hun trùng hoặc Kiểm dịch cho lô hàng (nếu cần).

Bước 4: Phát hành AWB

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, lô hàng được hãng hàng không phát hành MAWB, người giao nhận phát hành HAWB và gửi kèm bản gốc AWB số 2 cùng bộ chứng do người nhập khẩu yêu cầu theo lô hàng. Bản gốc AWB số 3 được giao lại cho người gửi hàng cùng thông báo cước và phí có liên quan (nếu có).

Bước 5: Gửi chứng từ (nếu cần)

Trong vận tải hàng không, 1 bản AWB gốc đã được gửi cùng lô hàng đến sân bay đích và người nhập khẩu không cần xuất trình AWB gốc để nhận hàng. Do đó người xuất khẩu không nhất định phải gửi riêng bộ chứng từ cho người nhập khẩu mà có thể để bộ chứng từ đi kèm bản AWB gốc và được vận tải cùng lô hàng.

Bước 6: Nhận chứng từ trước qua email

Sau khi lô hàng kèm bộ chứng từ đã được vận tải, người xuất khẩu thường gửi qua email bản scan của AWB gốc số 3 mà họ nhận được cùng với bản scan của toàn bộ các chứng từ khác để người nhập khẩu chủ động trong việc chuẩn bị thủ tục hải quan nhập khẩu.

Bước 7: Thông báo hàng đến

Đại lý của hãng vận tải tại sân bay đích sẽ gửi Thông báo hàng đến (Notice of arrival) cho người nhập khẩu trước ngày máy bay đến. Người nhập khẩu kiểm tra các thông tin như: Ngày hàng đến, kho hàng hoặc nơi lưu giữ hàng chờ thông quan, các loại phí phải nộp… để chủ động cho việc làm thủ tục hải quan.

 Bước 8: Lệnh giao hàng

Khi hàng đến, Forwarder thu lại HAWB bản gốc số 2, đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (D/O), phí làm hàng (Handling), phí lao vụ (Labor fee)… và nhận Lệnh giao hàng (D/O) cùng bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa.

Bước 9: Thủ tục hải quan nhập khẩu

Ngay cả khi hàng chưa đến sân bay người nhập khẩu đã có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan trên phần mềm hải quan điện tử và chờ khi hàng đến sân bay để thực hiện thông quan. Người nhập khẩu có thể tự thực hiện thủ tục hải quan hoặc thuê công ty Forwarder. Người nhập khẩu có thể phải thực hiện các nghiệp vụ chuyên ngành khác như Xin giấy phép nhập khẩu, Kiểm tra chất lượng hoặc Kiểm dịch cho lô hàng (nếu cần).

Bước 10: Nhận hàng

Forwarder làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không, thanh lý tờ khai, và sắp xếp phương tiện lấy hàng khỏi sân bay để giao đến kho của người nhập khẩu.

---