Booking Note/ Booking Confirmation; Closing time/ Cut off time; Tracking/ Arrival Notice trong vận tải quốc tế

Tùy vào điều kiện Incoterms được sử dụng trong hợp đồng mà bên bán sẽ phải đặt booking, người thuê vận tải sẽ lấy Booking Note (có thể gọi là Booking Confirmation) từ các Forwarder (công ty dịch vụ giao nhận) hoặc đôi khi lấy trực tiếp từ Lines/ Airlines (hãng vận tải đường biển hoặc hàng không).

1.      Booking – Booking Note/ Booking Confirmation/ Lệnh cấp container rỗng

Định nghĩa: Booking là việc chủ hàng đặt chỗ với hãng vận chuyển quốc tế (hãng tàu/ hãng hàng không) để chuẩn bị phương tiện vận tải cho lô hàng xuất nhập khẩu.

Tùy vào điều kiện Incoterms được sử dụng trong hợp đồng mà bên bán sẽ phải đặt booking (nếu theo điều kiện CIF) hoặc bên mua sẽ phải đặt booking (nếu theo điều kiện FOB). Người thuê vận tải sẽ lấy Booking Note (có thể gọi là Booking Confirmation) từ các Forwarder (công ty dịch vụ giao nhận) hoặc đôi khi lấy trực tiếp từ Lines/ Airlines (hãng vận tải đường biển hoặc hàng không).

Khi đi làm thực tế bạn sẽ thường đặt booking thông qua Forwarder hơn là làm trực tiếp với hãng vận tải. Đặc biệt khi giao hàng lẻ (LCL) đương nhiên bạn phải book tàu qua Forwarder.

2.      Closing time/ Cut off time – Lưu ý “rớt” tàu

Closing time (hay Cut off time) thường được gọi là Giờ tàu cắt máng, nghĩa là thời điểm cuối cùng kết thúc việc xếp hàng lên tàu và đương nhiên bạn nên sắp xếp đưa hàng ra cảng để thanh lý container cho cảng trước thời điểm này.  Cùng lúc đó bạn phải chuẩn bị các thông tin hướng dẫn vận chuyển và gửi cho hãng tàu để đảm bảo hàng hóa được vận tải đúng yêu cầu và hạn chế sai sót trên B/L, thời hạn cuối cùng bạn thực hiện việc này chính là  SI cut off time (Shipping Instruction cut off time) – thời hạn cuối cùng gửi chi tiết làm bill.

Nếu lô hàng của bạn không thể thanh lý cho cảng sớm hơn Closing time thì hàng bị “rớt tàu” bạn phải đi chuyến tàu sau (thường mất đến 1 tuần để đến chuyến tàu tiếp theo). Nếu bạn có mối quan hệ tốt với hãng tàu có thể xin thêm Closing time (có thể thêm được 3 đến 6 giờ) nhưng chủ yếu Forwarder mới xin thêm được Closing time vì họ có mối quan hệ tốt với hãng tàu hơn so với Shipper bình thường.

Bật mí:

Đa số các hãng tàu quy định Closing time cũng chính là SI cut off time và bạn có thể tìm thấy các thông tin này trên Booking Note để sắp xếp đưa hàng ra cảng đúng thời gian.

3.      Tracking/ Tracing – Vị trí lô hàng khi đang vận tải

Nếu lô hàng đang trong hành trình vận tải mà Shipper hoặc Consignee muốn tra cứu lịch trình chi tiết của lô hàng thì có thể sử dụng nghiệp vụ “Tracking – Tra cứu tình trạng lô hàng”. Hầu hết các hãng tàu, hãng hàng không và hãng chuyển phát nhanh đều có hệ thống tra cứu thông tin vận chuyển, nhằm giúp khách hàng cập nhật tình trạng lô hàng thông qua website của họ.

Thông thường có 3 cách để tra cứu tình trạng vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu: Theo số vận đơn (B/L No, AWB No); Theo số Container (Container No); Theo số Lệnh cấp container (Booking No).

Bật mí:

Nếu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh, bạn trực tiếp tracking trên website của hãng chuyển phát nhanh đó (ví dụ: gõ “fedex tracking” để với google để tới link tracking của hãng FedEx).

Nếu lô hàng được vận tải là hàng nguyên FCL thì bạn thực hiện tracking bằng mã số container (Container No.) được ghi trên B/L.

Nếu lô hàng được vận tải là hàng lẻ LCL hoặc hàng được vận tải bằng đường hàng không thì bạn thường booking qua Forwarder, do đó lô hàng của bạn thường sẽ có cả Master bill và House bill. Để thực hiện tracking bạn cần số của Master bill (không tracking được bằng số của House bill vì đây chỉ là vận đơn do Forwarder phát hành).

4.      Arrival Notice – Liên hệ để giải phóng hàng?

Định nghĩa: Giấy báo nhận hàng/Giấy báo hàng đến (Notice of Arrival) là thông báo chi tiết của người vận tải (hãng tàu/ hãng hàng không) hoặc của công ty Forwarder thông báo lô hàng công ty bạn nhập khẩu sẽ đến đâu và vào thời điểm nào.

Đại diện của hãng vận tải hoặc Forwarder tại nước nhập khẩu thường chủ động gửi Thông báo hàng đến qua email cho Consignee trước 1 vài ngày so với thời điểm hàng tới cảng đích hoặc sân bay đích. Trong trường hợp cần thiết Consignee cũng có thể chủ động liên hệ để lấy được Arrival Notice sớm hơn.

Về cơ bản Giấy báo hàng đến thể hiện mọi thông tin liên quan đến lô hàng giống như B/L, ngoài ra cung cấp thêm các thông tin để Consignee chuẩn bị thủ tục lấy Lệnh giao hàng khi hàng đến.

Bật mí:

Bạn có thể tìm thấy đầy đủ thông tin liên hệ của đại lý hãng vận tải tại cảng đến hoặc sân bay đích  trên vận đơn (mục Party to contact for Cargo release).

---