{TIPS} 4 kỹ năng làm Xuất nhập khẩu giỏi từ góc nhìn của người nhiều năm kinh nghiệm

Kỹ năng làm Xuất nhập khẩu là một trong những lý do mà các công ty xuất nhập khẩu sẵn sàng tuyển dụng nhân viên trái ngành. Nhà tuyển dụng thường ưu tiên những người có sẵn kỹ năng (vì kỹ năng khó đào tạo) và sẵn sàng đào tạo về mặt chuyên môn (vì chuyên môn dễ đào tạo). Nội dung dưới đây mình sẽ phân tích các kỹ năng cần thiết để bạn rèn luyện trước khi tham gia vào ngành:

1.      Thành thạo Word/ Excel/ Acrobat/ Photoshop…

Đa số các vị trí ngành Xuất nhập khẩu đều gắn liền với công việc xử lý văn bản như soạn thảo chứng từ, theo dõi giá trị xuất nhập khẩu, phân tích và báo cáo công việc hàng tháng… Việc thành thạo Word và Excel là điểm cộng đáng kể giúp bạn bắt đầu công việc một cách dễ dàng; hoàn thành công việc với tốc độ cao và đảm nhận được khối lượng lớn công việc (đồng nghĩa với việc bạn có cơ hội trúng tuyển cao hơn và có thể được trả lương cao hơn).

Ngoài ra cũng có những công ty đòi hỏi bạn phải sử dụng PowerPoint để soạn thảo các bản kế hoạch, sử dụng Adobe Acrobat để soạn thảo các Form mẫu hoặc Catalog sản phẩm, sử dụng Paint hoặc thậm chí là cần có kỹ năng sử dụng Adobe Photoshop để xử lý hình ảnh sản phẩm hoặc các bộ chứng từ…

Bật mí:

1. Thường xuyên sử dụng Word/ Excel để soạn thảo chứng từ nhưng kết quả chứng từ sẽ được chuyển sang định dạng PDF để gửi cho đối tác và các bên liên quan;
2. Sử dụng phần mềm Adobe Acrobat để chỉnh sửa các file PDF (dạng file được convert từ Word hoặc Excel)
3. Sử dụng Paint hoặc Photoshop để chỉnh sửa các file PDF (dạng file được scan từ chứng từ gốc).

2.      Cẩn thận từng ký tự

Tuy công việc xuất nhập khẩu không yêu cầu bạn phải xử lý nhiều con số như làm Kế toán nhưng mỗi lỗi xảy ra sẽ rất khó khắc phục và gây rất nhiều khó khăn cho công việc về sau do đặc thù yêu cầu tính kịp thời rất cao của nghề xuất nhập khẩu.

Ví dụ:

Bạn phải chuyển tiền kịp vào sáng hôm nay để hàng lên tàu vào sáng mai nếu không hàng phải đợi 1 tuần để có chuyến tàu tiếp theo; hoặc bạn cần mở tờ khai hải quan kịp thời vào ngày thứ 6 để giải phóng hàng nếu không phải đợi sang tuần mới….

Bật mí:

Sau khi soạn thảo bất cứ chứng từ nào hoặc sau khi lên tờ khai hải quan trên phần mềm bạn luôn luôn phải in chứng từ ra để kiểm tra trực tiếp trước khi in chính thức hoặc gửi cho đối tác.

3.      Xử lý nhanh tình huống

Đối với nhân viên xuất nhập khẩu áp lực về mặt thời gian tương đối lớn cho nên khả năng xử lý nhanh phát sinh bất ngờ luôn luôn được đánh giá cao và cũng là kỹ năng không thể thiếu đối với bất cứ ai muốn làm xuất nhập khẩu giỏi.

Ví dụ:

Bạn sẽ không có thời gian để báo cáo tình hình cho sếp, chờ sếp ra chỉ thị rồi mới bắt đầu xử lý tình huống bởi vì rất có thể đã hết giờ làm việc ở phía đối tác (do lệch múi giờ với bạn) hoặc hết giờ giao dịch ở ngân hàng…

4.      Khéo léo đàm phán

Là một nhân viên xuất nhập khẩu, bạn cần có khả năng đàm phán với đối tác và các bên liên quan ở từng bước trong quy trình (xin giảm giá cước vận tải, yêu cầu giao hàng sớm, xin thanh toán chậm, xin nợ chứng từ hải quan…)

Thành công trong nghề phụ thuộc vào khả năng đàm phán hiệu quả và phối hợp các bên liên quan để hoàn thành công việc.

5.      Tạm kết

Như vậy mình đã chia sẻ với bạn 4 kỹ năng làm Xuất nhập khẩu giỏi một cách chi tiết, bạn nên tập trung phát triển các kỹ năng này càng thạo thạo bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu.

Bạn nên biết 1 bí mật rằng, khoảng thời gian sau khi trúng tuyển và đi làm là vô cùng rối loạn bởi vì bạn chưa quen với cách làm việc ở công ty đó. Lúc này kỹ năng làm việc tốt sẽ là cứu cánh cho bạn sống sót qua thời gian thử việc.

---