Công việc của Nhân viên Xuất nhập khẩu là làm gì? > EximShark.Com

Công việc của Nhân viên Xuất nhập khẩu là làm gì?

Công việc Xuất nhập khẩu cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng vị trí và từng công ty. Khi đọc một yêu cầu tuyển dụng, nếu chỉ nhìn vào dòng tiêu đề “Tuyển nhân viên Xuất nhập khẩu” bạn rất khó biết được mình phải làm những gì.

Nhiều bạn khi cần mình tư vấn về vấn đề ứng tuyển đã bỏ lỡ các cơ hội phù hợp chỉ vì không đọc kỹ tin tuyển dụng. Các bạn luôn luôn nhớ giúp mình nhé: để hiểu rõ công việc của một Nhân viên Xuất nhập khẩu cần đọc kỹ phần Mô tả công việc.

1.      Cách phân chia công việc của Nhân viên Xuất nhập khẩu

Các công ty Xuất nhập khẩu quy mô nhỏ thường cho nhân viên tự thực hiện công việc Giao dịch (1)Thanh toán (2) nhưng cho thuê dịch vụ từ công ty Forwarder thực hiện công việc Vận tải (3)Thông quan (4)

Trong khi đó các công ty Xuất nhập khẩu quy mô lớn thường tổ chức cho nhân viên tự thực hiện tất cả các công việc (1) (2) (3) (4) để hoàn thành thương vụ và họ có đủ các phòng ban/ nhân sự để thực hiện việc đó.

Như vậy, nếu làm việc tại công ty Xuất nhập khẩu bạn có cơ hội được thực hiện các nghiệp vụ từ (1), (2), (3) đến (4) tùy sự phân công của công ty. Tuy nhiên nếu làm việc tại công ty Forwarder bạn chỉ có cơ hội thực hiện các nghiệp vụ (3) và (4).

Bật mí:

Bạn có thể hiểu rằng khi mới về ngành thì bắt đầu làm việc cho công ty Forwarder có phần dễ hơn làm việc cho công ty Xuất nhập khẩu nếu chỉ xét về mặt chuyên môn nghiệp vụ.

2.      Các vị trí công việc của Nhân viên Xuất nhập khẩu

2.1.      Sales Export Staff – Công việc bán hàng xuất khẩu

Đây là vị trí công việc có thể nói là có yêu cầu cao nhất trong các vị trí làm việc tại doanh nghiệp mảng Xuất nhập khẩu/Logistics. Thu nhập thường bao gồm lương cứng tùy năng lực + % thưởng doanh thu bán hàng + % hoa hồng cước mà Forwarder trích lại do bạn sử dụng dịch vụ của công ty họ.

Mô tả công việc

  • Chuẩn bị và xử lý tất cả các công cụ bán hàng như file báo giá, tính giá bán đề xuất, danh sách sản phẩm, catalog, danh sách khách hàng, phân loại khách hàng theo mức độ ưu tiên.
  • Giao dịch với khách hàng ngày, gửi email, báo giá, giới thiệu hình ảnh sản phẩm, tương tác và follow up từng nhu cầu của khách.
  • Xử lý các thông tin, thư hỏi hàng ở Alibaba.com, khai thác và duy trì lượng giao dịch theo chỉ tiêu. Ngoài ra, mở rộng tìm kiếm khách hàng ở một vài trang B2B khác.
  • Chăm sóc khách hàng chu đáo, triệt để, đàm phán, hiểu rõ nhu cầu của khách, lên kế hoạch và thực thi kế hoạch giao dịch với từng khách, tìm kiếm đơn hàng, ra kết quả đơn hàng.
  • Triển khai thực hiện đơn hàng, cung cấp các thông tin đầu vào đúng và đủ, giám sát, kiểm tra chéo với bộ phận sản xuất, QA/QC để đảm bảo đơn hàng được thực hiện đúng kế hoạch, đúng tiến độ, đúng quy cách.
  • Xử lý chứng từ xuất khẩu cho từng đơn hàng, với sự hỗ trợ của nhân viên chứng từ để đảm bảo bộ chứng từ chính xác, đầy đủ, đúng thời hạn.
  • Chuẩn bị cho công tác hội chợ, triển lãm quốc tế.
  • Luôn ở tâm thế chủ động giao dịch, tìm kiếm khách hàng, phụng sự khách hàng và tạo doanh số xuất khẩu.

Yêu cầu công việc

  • Kiến thức chuyên môn: ngoại thương, hợp đồng, Logistics, giao nhận vận tải.
  • Tiếng Anh: nghe, nói, đọc, viết tốt, thành thạo, trong đó ưu tiên khả năng viết tiếng Anh thương mại.
  • Hiểu biết về sản phẩm dịch vụ liên quan đến trang trí nội thất.
  • Kiến thức sales, marketing
  • Kiến thức về thuế, chính sách hải quan
  • Kiến thức tổng hợp về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội

2.2.      Purchasing Staff – Công việc mua hàng nhập khẩu

Bất cứ công ty nhập khẩu nào cũng sẽ có bộ phận thu mua hàng (Purchasing) và nhân viên thu mua (Purchaser/ Purchasing Staff) để hỗ trợ công ty mua được nguồn hàng với giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất, cung ứng kịp thời nhất. Thu nhập bao gồm lương cứng + % hoa hồng cước mà Forwarder trích lại do bạn sử dụng dịch vụ của công ty họ.

Mô tả công việc

  • Tìm kiếm nhà cung cấp mới trong nước và quốc tế.
  • Làm việc với nhà cung cấp để đàm phán lấy thông tin sản phẩm, giá, tiến độ, làm hợp đồng, đơn hàng, theo dõi công nợ và thanh toán, và hoàn thiện chứng từ mua bán.
  • Tìm kiếm và làm việc với nhà cung dịch vụ vận chuyển trong nước và quốc tế để vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu.
  • Kê khai và làm các thủ tục hải quan, thông quan và giao nhận hàng hóa.
  • Hoàn thiện các chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định.
  • Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, mua bán trong nước trước khi nhập kho.

Yêu cầu công việc

  • Sử dụng thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Trung.
  • Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng công nghiệp.
  • Có kinh nghiệm giao dịch mua bán với các thị trường Hàn Quốc, Trung Quôc, Châu âu.
  • Có kỹ năng đàm phán thương thảo hợp đồng mua bán trong nước và quốc tế, hiểu biết về thông lệ giao dịch quốc tế.
  • Có kinh nghiệm kê khai và làm các thủ tục hải quan.
  • Có kỹ năng làm việc nhóm, viết báo cáo theo quy định.

2.3.      Documents Staff  – Công việc chứng từ Xuất nhập khẩu

Thường các công ty xuất nhập khẩu quy mô nhỏ thì Sales/Purchaser kiêm luôn nhiệm vụ làm chứng từ, tuy nhiên một số công ty lớn (các tập đoàn, hay công ty khu công nghiệp, khu chế xuất) có thể tách riêng vị trí  Chứng từ – Docs. Lương cứng của Documents Staff tăng dần theo kinh nghiệm và kỹ năng.

Mô tả công việc

  • Chuẩn bị hồ sơ chứng từ nhập khẩu hàng hóa.
  • Khai báo Vnaccs
  • Phối hợp với các bộ phận để xử lý hồ sơ, giấy tờ và các công việc liên quan.;
  • Chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất, nhập khẩu hàng hoá, các công văn tờ trình cho các bên có liên quan…;
  • Làm các thủ tục liên quan đến vấn đề giấy phép chuyên ngành với các cơ quan chức năng –
  • Bổ sung chứng từ gốc và làm thủ tục hoàn thuế
  • Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng, như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu ….
  • Hỗ trợ các công việc khác khi có yêu cầu.

Yêu cầu công việc

  • Sử dụng tốt kỹ năng tin học văn phòng.
  • Tiếng Anh cơ bản
  • Khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực.
  • Khả năng phối hợp làm việc nhóm.

2.4.      Sales Logistics Staff – Công việc kinh doanh cước vận tải

Sales Logistics là vị trí chịu áp lực khá lớn, tuyển nhiều nhưng cũng khắc nghiệt và đào thải nhanh, sau 3 tháng nếu không có khách hàng sẽ rất chán nản. Thu nhập gồm lương cứng + % benefit của lô hàng (dao động 15-30% benefit sau khi trừ chi phí). Có những bạn sales logistics lương 7-8tr/tháng, nhưng có những bạn thu hàng 30-50triệu/tháng hoặc hơn.

Mô tả công việc

  • Tìm kiếm khách hàng, chào bán dịch vụ mà công ty cung cấp và xúc tiến ký kết hợp đồng;
  • Theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện hợp đồng và hỗ trợ kế toán thu hồi công nợ đến hạn, quá hạn;
  • Thực hiện báo cáo hàng tuần cho quản lý và ban giám đốc;
  • Chi tiết cụ thể hơn sẽ được trao đổi trong buổi phỏng vấn.

Yêu cầu công việc

  • Yêu thích công việc bán hàng, tư vấn;
  • Trách nhiệm cao với công việc;
  • Chăm chỉ, thái độ tích cực;
  • Có khả năng giao tiếp, thuyết phục tốt, có ngoại hình là một lợi thế;
  • Có khả năng làm việc độc lập, theo nhóm trong môi trường có áp lực công việc cao, sẵn sàng đi công tác.

2.5.      Customer Support Staff – Công việc hỗ trợ và chứng từ giao nhận

Khác với công ty xuất nhập khẩu, tại các công ty Forwarder bắt buộc phải có nhân viên chứng từ hỗ trợ bộ phận Sales Logistics. Thu nhập lương cứng không có % doanh thu, tăng lương theo chính sách của công ty.

Mô tả công việc

  • Làm hợp đồng nguyên tắc với khách hàng, lấy booking từ đối tác và gửi cho khách hàng, làm B/L và D/O, khai Manifest.
  • Theo dõi lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển, giải quyết trouble phát sinh (nếu có).
  • Thực hiện các công việc được giao từ trưởng bộ phận.

Yêu cầu công việc

  • Trình độ tiếng Anh: B
  • Sử dụng tốt máy vi tính
  • Khả năng giao tiếp tốt.
  • Hết mình với công việc.
  • Mong muốn làm việc ổn định lâu dài.

2.6.      Operation Staff – Công việc giao nhận, thông quan hiện trường

Vị trí Operation Staff này yêu cầu đi lại thường xuyên, là công việc vất vả nhất trong ngành xuất nhập khẩu tuy nhiên yêu cầu công việc không cao như các vị trí khác. Nhìn chung, vị trí giao nhận phù hợp với các bạn nam do cường độ đi lại rất nhiều. Thu nhập gồm lương cứng tùy năng lực + tiền làm hàng theo từng lô + tiền làm thêm do chủ hàng hỗ trợ.

Mô tả công việc

  • Giao nhận lấy lệnh vận tải
  • Giao nhận hàng hóa tại kho,bãi Sân bay, Cảng
  • Làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa xuất, nhập khẩu tại Nội Bài, KCN
  • Thực hiện các công việc theo sự phân công của trưởng bộ phận.

Yêu cầu công việc

  • Nhanh nhẹn, chăm chỉ, nhiệt tình, trung thực.
  • Có trách nhiệm với công việc.
  • Có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt
  • Sẵn sàng làm việc ngoài giờ khi có yêu cầu

3.      Nên lựa chọn vị trí nào/ công ty nào để làm việc?

Sau khi trao đổi với rất nhiều bạn đang bắt đầu tự học Xuất nhập khẩu mình nhận thấy các bạn đều tỏ ra lo lắng về cơ hội việc làm của mình khi tham gia ngành này và đều có chung những băn khoăn muôn thuở như:

  • Nên chọn vị trí nào? Làm Sales (bán hàng) có khó không, làm Documents (chứng từ) có cần nhiều ngoại ngữ không, làm On-site (hiện trường) có vất vả không?
  • Nên chọn công ty nào? Công ty quy mô nhỏ có điều kiện để phát triển bản thân không? Công ty nước ngoài có yêu cầu chuyên môn cao không? Công ty ngành thủ công mỹ nghệ có ít việc làm không?

Với kinh nghiệm hơn 10 năm làm nghề và trải qua gần như mọi vị trí công việc trong ngành Xuất nhập khẩu, mình khuyên bạn nên có sự lựa chọn một cách thận trọng để không những sẽ có một công việc thuận lợi mà sẽ có cả một sự nghiệp thành công.

Có thể bạn thừa khả năng để vào làm ở một công ty nước ngoài với mức lương khởi điểm cao và môi trường làm việc “sang chảnh” đầy hấp dẫn nhưng bạn nên vui vẻ làm việc ở một công ty vừa mới thành lập. Tại sao lại thế? Mình sẽ có bài viết chi tiết về chủ đề này trong thời gian sớm nhất bạn nhé.


Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *